Históricamente, los archivos han sido considerados como simples bodegas de papeles.
Claudia Hiliana Mujica // Fotografía proporcionada por el autor
La gestión de archivos en los municipios es un tema que rara vez ocupa titulares, pero que resulta fundamental para el buen funcionamiento de cualquier administración pública.
En tiempos actuales en donde la transparencia y el acceso a la información son valores exigidos por la sociedad, la manera en que los gobiernos locales organizan, resguardan y ponen a disposición sus documentos es la razón que marca la diferencia entre una administración eficiente y una opaca.
Históricamente, los archivos han sido considerados como simples bodegas de papeles. Sin embargo, en la actualidad, la gestión documental representa mucho más: es la columna vertebral de una administración ordenada, la base para la toma de decisiones informadas y, sobre todo, la garantía de que los ciudadanos puedan conocer cómo se ejerce el poder público.
Cuando un municipio carece de un sistema adecuado para organizar sus archivos, no solo se arriesga a perder información valiosa, sino que también dificulta la rendición de cuentas y el acceso a derechos fundamentales.
El reto para los municipios es doble. Por un lado, deben superar inercias administrativas que ven el archivo como un asunto secundario. Por otro, enfrentan limitaciones de recursos, infraestructura y capacitación. Muchos gobiernos locales no cuentan con personal especializado ni con espacios adecuados para garantizar el debido resguardo de documentos. A esto se le suma la falta de cultura archivística, tanto en los funcionarios como en la ciudadanía. El resultado es que, ante cada cambio de administración, la información se dispersa, se extravía, o en el peor de los casos, se destruye.
Sin embargo, existen oportunidades claras para transformar esta realidad. La digitalización y el uso de nuevas tecnologías ofrecen distintas alternativas para organizar y preservar la memoria institucional de manera más eficiente y segura. Además, la profesionalización del personal encargado de los archivos puede convertir a los municipios en ejemplos de transparencia y eficiencia. Implementar buenas prácticas archivísticas no solo facilita la gestión interna, sino que también fortalece la confianza ciudadana, mejora la atención a solicitudes de información y reduce riesgos legales y administrativos.
Es cierto que no todos los municipios parten del mismo punto. Aquellos con mayores recursos han avanzado en la modernización de sus sistemas documentales, mientras que otros apenas inician el camino.
Pero la clave está en reconocer que la gestión de archivos no es un lujo, sino una necesidad básica de cualquier gobierno que aspire a ser transparente y eficiente. Invertir en archivos es invertir en el futuro, en la memoria colectiva y en la capacidad de responder a los retos de la sociedad actual.
La experiencia demuestra que, cuando los municipios asumen este compromiso, los beneficios son tangibles. Se agilizan los trámites, se evitan duplicidades, se protege la información sensible y se facilita la transición entre administraciones.
Además, se fortalece la cultura de la legalidad y se promueve la participación ciudadana. Un archivo bien gestionado es, en suma, un reflejo de un gobierno responsable y moderno.
En conclusión, ordenar la memoria pública es un reto que los municipios no pueden postergar. La gestión documental debe dejar de ser vista como una carga y convertirse en una prioridad estratégica.
Solo así se podrá garantizar que la información pública cumpla su función social: servir a la ciudadanía, preservar la historia y construir gobiernos más abiertos y confiables. Los archivos municipales, lejos de ser depósitos olvidados, pueden y deben ser motores de transformación y transparencia en la vida pública local.
Esta es una columna de opinión. Las expresiones aquí vertidas son responsabilidad únicamente de quien la firma y no necesariamente reflejan la postura editorial del ICPNL.
La autora es Titular de la Comisión de Asociadas del ICPNL.
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Información recibida por el periódico El Financiero, 03 de Junio del 2025
